12 questions à poser lors du choix d'une solution de boîte de réception unifiée pour l'industrie de la location de courte durée

Posez ces questions pour évaluer les capacités d'un outil de messagerie pour les voyageurs. Cela vous aidera à comprendre s'il répond à toutes vos exigences pour une entreprise hôtelière en croissance. Voyez quelle solution coche le plus de cases pour prendre une décision éclairée. 

1. Comment la boîte de réception affiche-t-elle les messages ?

Les communications de différents canaux sont-elles séparées en fils distincts, ou toutes les conversations sont-elles consolidées en un seul flux ?

Certaines outils de messagerie catégorisent les emails, SMS et messages OTA dans des fils distincts. Ce design provient des systèmes de boîte de réception traditionnels qui supportaient initialement uniquement les communications par email. Des itérations ultérieures ont incorporé des canaux supplémentaires pour étendre les fonctionnalités. 

Pourquoi est-ce important ? 

Cette approche garantit que votre équipe voit toutes les communications dans l'ordre chronologique, facilitant une gestion efficace et contextuelle des messages.

2. Est-ce qu'il supporte la communication native OTA ? 

Certaines plateformes utilisent des protocoles de messagerie sécurisée plutôt qu'une intégration API directe, ce qui peut potentiellement entraîner des délais de synchronisation des messages.

Pourquoi est-ce important ? 

Pour améliorer le classement sur les agences de voyage en ligne (OTAs), une communication rapide et efficace via ces plateformes est cruciale. 

3. Supporte-t-il les webhooks ? 

Les webhooks sont des messages automatisés envoyés d'une application à une autre lorsqu'un événement spécifique se produit. Considérez-les comme un système de notification numérique entre différents services logiciels.

Exemple. Lorsqu'un formulaire de contact de site web est rempli, un webhook peut transmettre instantanément cette donnée à votre logiciel CRM pour traitement.

Les webhooks permettent à différents systèmes de communiquer et de partager des données en temps réel sans vérification manuelle constante ou sondage pour les mises à jour. Ils sont un élément clé dans la création de flux de travail efficaces et automatisés entre divers outils et plateformes numériques.

Pourquoi est-ce important ? 

Une plateforme qui supporte les webhooks n'aura aucun retard. Les entreprises qui utilisent les webhooks vont soutenir la messagerie instantanée pour la réception et l'envoi. Les boîtes de réception qui utilisent des fonctions de récupération peuvent impliquer un retard. Si la boîte de réception unifiée a été construite avant 2019, il y a de fortes chances qu'ils utilisent encore des fonctions de récupération.

4. Supporte-t-il la messagerie basée sur des tags ? 

Lorsqu'une "balise", puis envoyer des capacités permettent une communication automatisée et ciblée basée sur des balises spécifiques. Vous pouvez marquer certains événements, comportements des voyageurs, ou changements de statut, et automatiquement envoyer des messages pertinents en conséquence. Par exemple, si une demande de maintenance est marquée comme résolue, une mise à jour peut être automatiquement envoyée au voyageur. 

Pourquoi est-ce important ? 

Cette fonctionnalité permet à votre équipe de concevoir et d'implémenter des flux de travail personnalisés dont vous pourriez ne pas être conscient. Elle crée une communication ponctuelle et précise, en réduisant les tâches manuelles et en s'assurant qu'aucune mise à jour importante n'est négligée.

5. Supporte-t-il les messages en vrac ? 

La capacité de messagerie en masse dans une boîte de réception unifiée vous permet d'envoyer un seul message à plusieurs destinataires simultanément. Cette fonctionnalité permet une communication efficace avec de grands groupes de voyageurs, économisant du temps et assurant une diffusion constante des informations sur divers canaux.

Pourquoi est-ce important ? 

Vous devez être capable de notifier de larges segments de vos contacts voyageurs à propos de campagnes ou d'autres initiatives. Le faire par le biais d'une messagerie en masse coordonnée est le moyen le plus pratique pour maintenir la sensibilisation des voyageurs.

6. Supporte-t-il différents types de notifications ? 

Pourquoi est-ce important ? 

La capacité à personnaliser les paramètres de notification est cruciale, car recevoir des alertes pour chaque message peut ne pas être pertinent ou efficace pour tous les membres de l'équipe. Mettre en place des mécanismes de filtrage efficaces permet au personnel de prioriser et de se concentrer sur les communications les plus pertinentes.

7. Supporte-t-il l'attribution d'utilisateur ?

Pourquoi est-ce important ? 

La fonctionnalité d'attribuer des utilisateurs spécifiques à des conversations individuelles facilite le suivi et l'évaluation des performances au sein de votre équipe. Cette caractéristique permet un suivi systématique des interactions et de la réactivité du personnel.

8. Supporte-t-il l'envoi d'email, SMS et WhatsApp depuis un email ou numéro de téléphone personnalisé ?  

Pourquoi est-ce important ? 

Les canaux de communication non-marqués, tels que les adresses email génériques, les codes régionaux inconnus, ou les numéros douteux, peuvent nuire à l'image professionnelle de votre entreprise. Mettre en œuvre des domaines d'email personnalisés et des numéros de téléphone appropriés pour la région renforce la crédibilité, favorise la confiance et facilite des relations plus solides avec les voyageurs. 

9. Quels types de filtres supporte-t-il ? 

Pourquoi est-ce important ? 

Lors de l'inscription à une boîte de réception unifiée, il est important de considérer que même si vous n'êtes pas l'utilisateur principal, vos assistants virtuels pourraient l'être. Ils auront besoin de la capacité à rechercher efficacement à travers des milliers de voyageurs en utilisant divers filtres. Ces filtres peuvent inclure les heures de check-in et de check-out, les détails des annonces, les noms des voyageurs, les balises de sentiment, les pays d'origine et d'autres critères pertinents. Assurer cette fonctionnalité permettra à votre équipe de gérer efficacement les communications et de fournir une expérience sans faille aux voyageurs.

10. La boîte de réception supporte-t-elle l'IA ?  

La boîte de réception unifiée d'aujourd'hui doit intégrer l'IA pour une efficacité accrue, une communication personnalisée et une gestion basée sur les données.  

Pourquoi est-ce important ? 

L'IA dans une boîte de réception unifiée hôtelière priorise les messages, résume les conversations et fournit des réponses personnalisées, permettant au personnel de traiter des problèmes complexes. Elle analyse également les préférences des voyageurs et prend en charge la communication multilingue, améliorant la prise de décision et la satisfaction globale des voyageurs.

11. À quoi ressemblent les rapports ? 

Pouvez-vous vérifier les temps de réponse moyens ou extraire des informations supplémentaires ?

Pourquoi est-ce important ? 

Les rapports complets dans une boîte de réception unifiée hôtelière sont cruciaux car ils aident à surveiller l'efficacité de la communication et la satisfaction des voyageurs. Le suivi des métriques telles que les temps de réponse et les volumes de messages identifie les domaines à améliorer. L'analyse des sentiments et les scores de satisfaction guident les améliorations du service. Ces analyses permettent une meilleure prise de décision, optimisent les opérations et renforcent la satisfaction et la fidélisation des voyageurs.

12. Votre boîte de réception supporte-t-elle les traductions 

Pourquoi est-ce important ? 

Pour les entreprises de location de vacances hébergeant des voyageurs internationaux, il est essentiel de faciliter les conversations dans leur langue préférée.

Pourquoi ai-je besoin d'une boîte de réception unifiée tierce si j'en ai une dans mon PMS ?

À mesure que l'entreprise de location de vacances se développe, la gestion de centaines ou de milliers de voyageurs nécessite une boîte de réception unifiée spécialisée de tiers. Elle peut compléter votre boîte de réception PMS existante en offrant des fonctionnalités et des capacités améliorées.

Elle offre souvent une intégration supérieure avec plusieurs canaux de communication tels que l'email, les SMS, les OTAs et plus, garantissant que toutes les interactions avec les voyageurs sont centralisées. Les outils d'IA avancés dans les solutions tierces peuvent automatiser les réponses, fournir une analyse des sentiments et offrir une communication personnalisée, améliorant l'efficacité et la satisfaction des voyageurs. Les boîtes de réception tierces incluent souvent des rapports et analyses robustes, fournissant des informations plus approfondies sur les métriques de communication et les performances. Cela peut conduire à une prise de décision plus éclairée et à des opérations optimisées, améliorant ainsi l'expérience globale des voyageurs.

Conclusion

Choisir la bonne boîte de réception unifiée peut considérablement améliorer votre communication avec les voyageurs et l'efficacité opérationnelle. Pour une solution complète alimentée par l'IA qui s'intègre parfaitement à vos systèmes existants, Enso Connect se distingue comme le choix numéro un.

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