Comment simplifier la communication avec les invités

Jour après jour, je peux garantir que vous avez communiqué avec au moins une personne, que ce soit votre mère demandant comment se connecter à Netflix ou votre conjoint se demandant ce que vous allez préparer pour le dîner. La communication est essentielle pour la prise de décision et la transmission précise d'un message en temps opportun. Ce même principe s'applique lors de la communication avec des invités potentiels pour votre location.

La différence clé ici est que la communication doit être à la fois rapide et précise. Imaginez un invité arrivant à votre location par une froide journée d'hiver, en difficulté avec les instructions d'entrée — il sera probablement impatient de recevoir une réponse rapide et claire. Dans de tels scénarios, des délais ou des instructions vagues peuvent conduire à de la frustration et à une première impression négative.

Une communication efficace non seulement aide à offrir une expérience d'accueil sans heurts mais joue également un rôle crucial dans la sécurisation des réservations. En veillant à ce que vos réponses soient rapides et informatives, vous démontrez du professionnalisme et augmentez la probabilité d'avis positifs et de séjours récurrents. Exploiter des systèmes de messagerie automatisés ou des solutions de chat en temps réel peut considérablement améliorer votre capacité à gérer efficacement les demandes des invités, en veillant à ce que chaque interaction soit traitée avec la rapidité et la précision qu'attendent les voyageurs d'aujourd'hui.

Communiquer avec vos invités

Ces réponses et la communication avec les invités dans leur ensemble peuvent être extrêmement chronophages et même générer un peu de stress, il est donc impératif d'améliorer cette zone de votre processus de location. Que vous envoyiez des messages aux invités sur Airbnb, par e-mail, par SMS, par WhatsApp, le sentiment est le même : comment peut-on simplifier cela ? Eh bien, pour commencer, il faut déterminer quelle partie de la communication avec les invités prend le plus de votre temps. Celle-ci est assez évidente — en fait, c'est la messagerie avec l'invité. Mais attendez, comment pouvez-vous gagner du temps dans ce domaine ? Simple. Tout se résume à envisager un logiciel de gestion de propriété (PMS), et la plupart des PMS incluent une certaine forme de simplification de la communication avec les invités.

La première étape consiste à identifier quels aspects de la communication avec les invités consomment le plus de votre temps. Il est assez clair que l'acte même de messagerie avec l'invité est un gouffre temporel majeur. Mais comment pouvez-vous rationaliser ce processus et gagner du temps ?

La solution réside dans l'utilisation d'un logiciel de gestion de propriété (PMS). La plupart des solutions modernes de PMS sont équipées de fonctionnalités conçues pour simplifier la communication avec les invités. Ces systèmes peuvent automatiser les messages de routine, tels que les confirmations de réservation, les instructions d'enregistrement et les réponses aux questions fréquemment posées. En intégrant ces fonctionnalités, vous pouvez vous assurer que la communication est à la fois opportune et cohérente, sans nécessiter une intervention manuelle constante.

Utiliser des fonctionnalités telles que les messages programmés ou les modèles de messages peut vous aider à gagner du temps lorsque vous parlez aux personnes séjournant dans votre propriété ! Ce ne sont que la pointe de l'iceberg. Un petit nombre de PMS incluent même des réponses automatiques intelligentes ou même un chatbot AI afin que, même si vous n'avez pas programmé de message, votre invité obtienne quand même la réponse qu'il cherche (comme le mot de passe WiFi).

Donc, un PMS peut s'occuper de la planification et même répondre aux messages, mais que se passe-t-il si vous envoyez un message à un invité sur Airbnb et par e-mail ? Eh bien, un bon PMS a une boîte de réception unifiée, donc toutes les communications que vous avez avec vos invités apparaissent au même endroit. Fini les jours à chercher cet e-mail ou SMS manquant, lorsque tout est au même endroit, vous pouvez être sûr de ce que vous avez envoyé et que vous n'avez rien raté.

Comme vous pouvez le voir, un PMS peut s'avérer très utile une fois que vous avez pris le coup de main. Si vous êtes curieux de savoir quelles autres choses un PMS peut vous offrir, ou comment la communication avec les invités peut être simplifiée avec l’utilisation d’un PMS, n'hésitez pas à nous envoyer un e-mail à contact@ensoconnect.com. Ici chez Enso Connect, nous voulons nous assurer que chaque hôte et invité termine chaque location avec ce sentiment de 'super séjour'.