Un guide utile pour choisir un service de gestion immobilière

Que vous soyez un hôte avec quelques propriétés de location à court terme, un propriétaire d'hôtel boutique, que vous gériez une station ou supervisiez plusieurs propriétés en tant que gestionnaire, vous savez à quel point il faut de l'organisation pour bien faire fonctionner le tout. Jongler entre les réservations, les enregistrements, les départs, l'accès des invités et les communications — ainsi que d'innombrables autres tâches — nécessite une grande quantité d'organisation et de coordination. À mesure que votre activité se développe, la complexité augmente, ce qui rend plus difficile de rester au top de chaque détail.

À un moment donné, il devient nécessaire de rationaliser vos opérations en automatisant la gestion de vos locations via des logiciels. Mettre en œuvre un système de gestion de propriété (PMS) fiable ou des outils d'automatisation peut soulager la charge de travail manuelle, simplifier les processus et libérer votre temps pour vous concentrer sur l'amélioration de l'expérience des invités et la croissance de votre entreprise. L'automatisation vous permet de rester organisé, de minimiser les erreurs et de fournir un service efficace et de haute qualité à vos invités — que vous gériez une seule propriété ou plusieurs.

Un Système de Gestion de Propriété ou Logiciel de Gestion de Propriété (PMS) est conçu pour automatiser les opérations quotidiennes de votre entreprise de location, vous libérant pour vous concentrer sur des priorités plus importantes telles que l'intégration de nouvelles propriétés, l'amélioration des expériences des invités et le développement de vos efforts de marketing et de croissance.

Cependant, avec tant de types différents d'options PMS disponibles, il est essentiel de trouver celui qui s'aligne le mieux avec les besoins et objectifs de votre entreprise. Toutes les plateformes PMS ne sont pas créées égales — certaines peuvent offrir des outils d'automatisation robustes, tandis que d'autres peuvent se spécialiser dans la communication avec les invités ou la gestion financière. Pour tirer le meilleur parti de votre PMS, évaluez soigneusement vos besoins, qu'il s'agisse de gestion des réservations, des services aux invités, de reporting ou de quelque chose de plus unique à votre activité. Sélectionner le bon système peut changer la donne, vous permettant de rationaliser vos processus, d'améliorer l'efficacité et de développer votre entreprise efficacement.

Comment choisir un logiciel de gestion de propriété

Chaque PMS offre une variété de fonctionnalités, selon ses clients. Lorsque vous en choisissez un, recherchez quelque chose qui sera pertinent pour votre entreprise. Vous connaissez vos points sensibles et ce dont vous avez besoin au final, et vous devriez prendre le temps de trouver celui qui a les éléments qui faciliteront votre travail, sans payer pour des fonctionnalités et fioritures supplémentaires que vous n'utiliserez pas. Par exemple, si vous avez une petite équipe, vous ne voudriez peut-être pas quelque chose avec un outil de gestion du personnel complet.

Cependant, ne soyez pas trop prompt à écarter une fonctionnalité dès le départ. Quelque chose qui semble inutile maintenant pourrait être utile plus tard lorsque vous essayez de développer votre entreprise. Il serait également bon d'explorer la feuille de route de développement du PMS pour voir quelles nouvelles fonctionnalités sont prévues, surtout si l'entreprise offre une réduction pour des versions plus complètes de leur logiciel.

Enfin, il devrait être en mesure de fonctionner avec vos autres outils via une API ouverte et de s'associer avec les OTA, les canaux de réservation, les outils d'automatisation et tous les autres sites et services sur lesquels vous comptez.

Quels que soient vos besoins, il existe certaines fonctionnalités qui sont cruciales pour le succès. Voici ce que vous devriez garder à l'esprit :

Il doit maintenir les procédures organisées

Contrôle : Le système de gestion idéal vous permettrait de tout contrôler depuis un tableau de bord centralisé. Cela inclurait la gestion de toutes vos annonces sur divers canaux de réservation, ainsi que des informations et statistiques sur les réservations dans votre portefeuille, et générer des rapports. Il devrait également avoir la capacité de vous informer de la performance de chaque propriété, ainsi que de vous montrer la rentabilité de chaque location par rapport aux autres.

Il devrait également être agnostique en termes d'appareils, fonctionnant nativement sur un ordinateur et vos appareils mobiles.

Correspondance : En plus d'automatiser les opérations quotidiennes, un bon Système de Gestion de Propriété (PMS) devrait consolider toute votre correspondance dans une boîte de réception unifiée. Cela inclut les messages texte des invités et clients, les e-mails, et les communications de diverses agences de voyage en ligne (OTA) avec lesquelles vous travaillez. Avoir toutes vos interactions au même endroit agit comme un outil intégré de gestion de la relation client (CRM), vous permettant de rester au top de la communication avec les invités sans effort.

Avec cette boîte de réception unifiée, vous pouvez facilement gérer les conversations, suivre les retours et répondre aux avis, en veillant à ce qu'aucun message ne passe à travers les mailles du filet. Cela aide à rationaliser votre flux de communication, rendant plus facile le maintien de relations positives avec vos invités, fournissant des réponses en temps opportun et répondant à toute préoccupation, améliorant ainsi la satisfaction des invités et renforçant la réputation de votre propriété.

Automatisation : Enfin, le bon PMS pour votre entreprise devrait offrir des processus automatisés qui couvrent tous les aspects de votre opération. Cela inclut inciter automatiquement les invités à laisser des avis, envoyer des e-mails de bienvenue et de remerciement personnalisés et assurer une coordination transparente avec les services externalisés comme le ménage.

Par exemple, dès qu'une réservation se termine, le PMS peut automatiquement alerter votre équipe de nettoyage que l'espace est vacant et prêt pour le renouvellement, assurant des préparations rapides et efficaces pour le prochain invité. Ces flux de travail automatisés vous font gagner du temps et de l'effort, éliminent les tâches manuelles et aident à maintenir des standards élevés de service et de gestion de la propriété. En automatisant ces éléments cruciaux, vous pouvez vous concentrer sur le développement de votre entreprise tout en assurant que tout fonctionne bien en coulisses.

Il doit rationaliser vos opérations

Être gestionnaire de propriété signifie que, plus souvent qu'autrement, vous passez beaucoup trop de temps sur des tâches manuelles et fastidieuses. C'est pourquoi vous avez besoin d'un PMS qui élimine le travail routinier. Votre logiciel doit avoir la capacité de créer un flux dynamique de communications entre vous et votre invité. Cela se fait par des messages automatisés. Plutôt que d'accueillir chaque invité personnellement avec un message copié-collé, le système peut créer des messages automatisés qui seront envoyés selon un calendrier défini, déclenché par diverses conditions ; une date d'arrivée imminente, au moment du départ, ou au milieu d'un séjour lors d'une réservation de plusieurs nuits.

De pair avec les e-mails automatisés, un PMS avec un service de conciergerie AI est quelque chose que vous devriez rechercher pour rationaliser vos communications. Ce service offre un chatbot qui répondra à la plupart des questions courantes concernant le WiFi, les restaurants locaux et où l'hôte garde les couvertures supplémentaires. Si le concierge ne peut répondre à une question, il enverra alors une notification à l'hôte pour les impliquer. Ainsi, vous évitez d'avoir à répondre aux mêmes questions de manière répétée à chaque réservation.

Un PMS utile devrait également travailler à l'optimisation de vos annonces, vous permettant d'ajuster les prix et de mettre à jour les descriptions sur tous vos canaux de réservation. De même, lorsqu'une propriété est réservée, elle devrait également automatiquement bloquer cette annonce sur tous vos OTA partenaires pour éviter la double réservation. L'idée est d'éviter tout ce temps perdu à se connecter et se déconnecter de différents portails de canaux de réservation pour maintenir votre inventaire à jour.

Enfin, le PMS idéal devrait fonctionner à automatiser les fonctionnalités de l'annonce elle-même via des technologies intelligentes. Cela se fait en utilisant des outils tels que l'entrée sans clé et les serrures intelligentes, les détecteurs de bruit, les thermostats intelligents et d'autres outils qui aideront à améliorer l'expérience de l'invité et à réduire votre charge de travail.

Aide à développer votre entreprise

La clé pour être un propriétaire immobilier, un hôte réussi, un gestionnaire de station touristique, un propriétaire de B&B, etc. est d'avoir des visiteurs récurrents et des avis 5 étoiles. Mais vous ne pouvez vous concentrer sur l'obtention de ces choses que si vous automatisez et externalisez beaucoup des processus mécaniques et routiniers. Une fois que votre entreprise est une machine bien huilée, vous pouvez vous concentrer sur l'essentiel ; les revenus et la livraison de la meilleure expérience client possible.

Chez Enso Connect, notre objectif est d'automatiser autant que possible les outils que vous utilisez, dans un tableau de bord facile à utiliser. Nous nous concentrons sur l'exploitation des appareils connectés et de la messagerie automatisée pour aider à rendre la gestion de votre propriété aussi simple que possible.

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