12 preguntas que debes hacer al elegir una solución de bandeja de entrada unificada para la industria de alquileres a corto plazo

Haz estas preguntas para evaluar las capacidades de una herramienta de mensajería para huéspedes. Esto te ayudará a entender si cumple con todos tus requisitos para un negocio de hospitalidad en crecimiento. Observa qué solución marca más casillas para tomar una decisión informada. 

1. ¿Cómo muestra los mensajes la bandeja de entrada?

¿Las comunicaciones de diferentes canales están segregadas en hilos separados, o están todas las conversaciones consolidadas en un único canal?

Algunas herramientas de mensajería categorizan los correos electrónicos, SMS y mensajes de OTA en hilos separados. Este diseño se origina de sistemas de bandeja de entrada tradicionales que inicialmente solo soportaban comunicaciones por correo electrónico. Las iteraciones posteriores incorporaron canales adicionales para expandir la funcionalidad. 

¿Por qué es esto importante? 

Este enfoque asegura que tu equipo vea todas las comunicaciones en secuencia cronológica, facilitando una gestión de mensajes eficiente y contextual.

2. ¿Soporta comunicación nativa con OTA? 

Ciertas plataformas emplean protocolos de mensajería segura en lugar de integración directa con API, lo que podría resultar en retrasos en la sincronización de mensajes.

¿Por qué es esto importante? 

Para mejorar las clasificaciones en las Agencias de Viaje Online (OTAs), una comunicación oportuna y efectiva a través de estas plataformas es crucial. 

3. ¿Soporta webhooks? 

Los webhooks son mensajes automáticos enviados de una aplicación a otra cuando ocurre un evento específico. Piénsalos como un sistema de notificación digital entre diferentes servicios de software.

Ejemplo. Cuando se completa un formulario de contacto en un sitio web, un webhook puede transmitir instantáneamente esos datos a tu software CRM para su procesamiento.

Los webhooks permiten que diferentes sistemas se comuniquen y compartan datos en tiempo real sin necesidad de revisar o solicitar actualizaciones manualmente de forma constante. Son un componente clave en la creación de flujos de trabajo eficientes y automatizados entre diversas herramientas y plataformas digitales.

¿Por qué es esto importante? 

Una plataforma que soporta webhooks no tendrá ningún retraso. Las empresas que usan webhooks apoyarán la mensajería instantánea para recibir y enviar. Las bandejas de entrada que utilizan funciones de extracción pueden implicar un retraso. Si la bandeja de entrada unificada se construyó antes de 2019, es probable que aún utilicen funciones de extracción.

4. ¿Soporta mensajería basada en etiquetas? 

Cuando se usa la capacidad de “etiqueta”, entonces se pueden enviar comunicaciones automatizadas y dirigidas basadas en etiquetas específicas. Puedes etiquetar ciertos eventos, comportamientos de los huéspedes o cambios de estado, y enviar automáticamente mensajes relevantes en consecuencia. Por ejemplo, si una solicitud de mantenimiento se etiqueta como resuelta, se puede enviar automáticamente una actualización al huésped. 

¿Por qué es esto importante? 

Esta funcionalidad permite a tu equipo diseñar e implementar flujos de trabajo personalizados de los que quizás no estés al tanto. Crea comunicaciones oportunas y precisas, al reducir tareas manuales y asegurando que no se pasen por alto actualizaciones importantes.

5. ¿Soporta mensajes masivos? 

La capacidad de mensajería masiva en una bandeja de entrada unificada te permite enviar un solo mensaje a múltiples destinatarios simultáneamente. Esta característica permite una comunicación eficiente con grandes grupos de huéspedes, ahorrando tiempo y asegurando una entrega consistente de información a través de varios canales.

¿Por qué es esto importante? 

Necesitas poder notificar a grandes segmentos de tus contactos de huéspedes sobre campañas u otras iniciativas. Hacerlo a través de una mensajería masiva coordinada es la forma más conveniente de mantener la conciencia de los huéspedes.

6. ¿Soporta diferentes tipos de notificaciones? 

¿Por qué es esto importante? 

La capacidad de personalizar los parámetros de notificación es crucial, ya que recibir alertas por cada mensaje puede no ser relevante o eficiente para todos los miembros del equipo. Implementar mecanismos de filtrado efectivos permite al personal priorizar y enfocarse en las comunicaciones más pertinentes.

7. ¿Soporta asignación de usuarios?

¿Por qué es esto importante? 

La funcionalidad para asignar usuarios específicos a conversaciones individuales facilita el monitoreo y evaluación del desempeño dentro de tu equipo. Esta característica permite el seguimiento sistemático de interacciones y capacidad de respuesta del personal.

8. ¿Soporta el envío de correo electrónico, SMS y WhatsApp desde un correo o número de teléfono personalizado?  

¿Por qué es esto importante? 

Los canales de comunicación no marcados, como direcciones de correo electrónico genéricas, códigos de área desconocidos o números cuestionables, pueden socavar la imagen profesional de tu empresa. Implementar dominios de correo personalizados y números de teléfono apropiados para la región mejora la credibilidad, fomenta la confianza y facilita relaciones más sólidas con los huéspedes. 

9. ¿Qué tipo de filtros soporta? 

¿Por qué es esto importante? 

Al registrarse para una bandeja de entrada unificada, es importante considerar que incluso si no eres el usuario principal, tus asistentes virtuales podrían serlo. Necesitarán la capacidad de buscar eficientemente entre miles de huéspedes utilizando varios filtros. Estos filtros pueden incluir horarios de Check-in y Check-out, detalles de listados, nombres de huéspedes, etiquetas de sentimiento, países de origen y otros criterios relevantes. Asegurar esta funcionalidad permitirá a tu equipo gestionar las comunicaciones de manera efectiva y proporcionar una experiencia del huésped sin interrupciones.

10. ¿Soporta la bandeja de entrada IA?  

La bandeja de entrada unificada de hoy en día debe incorporar IA para una eficiencia mejorada, comunicación personalizada y gestión basada en datos.  

¿Por qué es esto importante? 

La IA en una bandeja de entrada unificada para hospitalidad prioriza mensajes, resume conversaciones y ofrece respuestas personalizadas, permitiendo al personal manejar problemas complejos. También analiza las preferencias de los huéspedes y apoya la comunicación multilingüe, mejorando la toma de decisiones y la satisfacción general de los huéspedes.

11. ¿Cómo se ve la función de informes? 

¿Puedes comprobar los tiempos de respuesta promedio o extraer información adicional?

¿Por qué es esto importante? 

La función de informes completa en una bandeja de entrada unificada para hospitalidad es crucial, ya que ayuda a monitorear la eficiencia de la comunicación y la satisfacción de los huéspedes. El seguimiento de métricas como los tiempos de respuesta y volúmenes de mensajes identifica áreas de mejora. El análisis de sentimiento y las puntuaciones de satisfacción guían las mejoras de servicio. Estos conocimientos permiten tomar mejores decisiones, optimizar operaciones y aumentar la satisfacción y retención de los huéspedes.

12. ¿Tu bandeja de entrada soporta traducciones? 

¿Por qué es esto importante? 

Para empresas de alquiler vacacional que reciben a huéspedes internacionales, es esencial facilitar conversaciones en su idioma preferido.

¿Por qué necesito una bandeja de entrada unificada de terceros si tengo una en mi PMS?

A medida que un negocio de alquiler vacacional crece, gestionar cientos o miles de huéspedes requiere una bandeja de entrada unificada de terceros especializada. Puede complementar la bandeja de entrada de tu PMS existente ofreciendo características y capacidades mejoradas.

A menudo proporciona una integración superior con múltiples canales de comunicación como correo electrónico, SMS, OTAs y más, asegurando que todas las interacciones con los huéspedes estén centralizadas. Herramientas de IA avanzadas en soluciones de terceros pueden automatizar respuestas, proporcionar análisis de sentimientos y ofrecer comunicación personalizada, mejorando la eficiencia y la satisfacción del huésped. Las bandejas de entrada de terceros frecuentemente incluyen informes y análisis robustos, dando una visión más profunda de las métricas y el rendimiento de la comunicación. Esto puede llevar a una toma de decisiones más informada y a operaciones optimizadas, mejorando en última instancia la experiencia general del huésped.

Conclusión

Elegir la bandeja de entrada unificada adecuada puede elevar significativamente tu comunicación con los huéspedes y la eficiencia operativa. Para una solución integral impulsada por IA que se integra sin problemas con tus sistemas existentes, Enso Connect se destaca como la mejor opción.

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