Una guía útil para elegir un servicio de gestión de propiedades

Ya sea que seas un anfitrión con unas pocas propiedades de alquiler a corto plazo, un dueño de hotel boutique, estés gestionando un resort o supervisando múltiples propiedades como administrador de propiedades, sabes cuánto trabajo implica mantener todo funcionando sin problemas. Gestionar reservas, registros de entrada, salidas, acceso de huéspedes y comunicaciones, junto con innumerables otras tareas, requiere una gran cantidad de organización y coordinación. A medida que tu operación crece, la complejidad aumenta, lo que hace que sea más desafiante mantenerse al tanto de cada detalle.

En algún momento, se vuelve necesario simplificar tus operaciones automatizando la gestión de alquileres mediante software. Implementar un sistema de gestión de propiedades (PMS, por sus siglas en inglés) fiable o herramientas de automatización puede aliviar la carga de trabajo manual, simplificar procesos y liberar tu tiempo para centrarte en mejorar las experiencias de los huéspedes y hacer crecer tu negocio. La automatización asegura que te mantengas organizado, minimices errores y proporciones un servicio eficiente y de alta calidad a tus huéspedes, ya sea que estés gestionando una propiedad o muchas.

Un Sistema de Gestión de Propiedades o Software de Gestión de Propiedades (PMS) está diseñado para automatizar las operaciones diarias de tu negocio de alquiler, liberándote para centrarte en prioridades mayores, como integrar nuevas propiedades, mejorar las experiencias de los huéspedes y promover tus esfuerzos de marketing y crecimiento.

Sin embargo, con tantos tipos diferentes de opciones de PMS disponibles, es esencial encontrar el que mejor se alinee con las necesidades y objetivos de tu negocio. No todos los programas PMS son iguales; algunos pueden ofrecer herramientas de automatización robustas, mientras que otros pueden especializarse en comunicación con los huéspedes o gestión financiera. Para sacar el máximo provecho de tu PMS, evalúa cuidadosamente tus requerimientos, ya sea gestión de reservas, servicios al huésped, informes o algo más único para tu operación. Seleccionar el sistema adecuado puede marcar la diferencia, permitiéndote simplificar tus procesos, mejorar la eficiencia y escalar tu negocio de manera efectiva.

Cómo Elegir un Software de Gestión de Propiedades

Cada PMS ofrece una variedad de características, dependiendo de sus clientes. Al elegir uno, busca algo que sea relevante para tu negocio. Conoces tus puntos débiles y lo que necesitas en última instancia, y debes tomarte tu tiempo para encontrar uno que tenga las funciones que harán tu trabajo más fácil, sin pagar por funciones adicionales y adornos que no usarás. Por ejemplo, si tienes un equipo pequeño, es posible que no quieras un sistema con una herramienta completa de gestión de personal.

Con eso en mente, sin embargo, no deseches una característica demasiado rápidamente al principio. Algo que ahora parece innecesario podría ser útil más adelante cuando intentes escalar tu negocio. También sería buena idea explorar la hoja de ruta de desarrollo del PMS para ver qué nuevas características están en el horizonte, especialmente si la compañía ofrece un descuento por versiones más completas de su software.

Finalmente, debería poder trabajar con tus otras herramientas a través de una API abierta y asociarse con OTAs, canales de reservas, herramientas de automatización y cualquier otro sitio y servicio en el que confíes.

Cualesquiera que sean tus necesidades, hay ciertas características cruciales para el éxito. Esto es lo que debes tener en cuenta:

Debe Mantener los Procedimientos Organizados

Control: El sistema de gestión ideal te permitiría controlar todo desde un panel centralizado. Esto incluiría gestionar todas tus publicaciones a través de varios canales de reservas, así como ofrecer información y estadísticas sobre las reservas en tu cartera y generar informes. También debería tener las capacidades para informarte sobre el desempeño de cada propiedad, así como mostrarte cuán rentable es cada alquiler, en comparación con otros.

También debería ser independiente del dispositivo, funcionando de manera nativa en una computadora y tus dispositivos móviles.

Correspondencia: Además de automatizar las operaciones diarias, un buen Sistema de Gestión de Propiedades (PMS) debería consolidar toda tu correspondencia en una sola bandeja de entrada unificada. Esto incluye los mensajes, correos electrónicos y comunicaciones de huéspedes y clientes de varias Agencias de Viajes Online (OTAs) con las que trabajas. Tener todas tus interacciones en un solo lugar actúa como una herramienta de Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM) integrada, permitiéndote mantenerte al tanto de la comunicación con los huéspedes sin esfuerzo.

Con esta bandeja de entrada unificada, puedes gestionar fácilmente las conversaciones, rastrear comentarios y responder a reseñas, asegurando que ningún mensaje se pierda. Ayuda a agilizar tu flujo de trabajo de comunicación, facilitando el mantenimiento de relaciones positivas con tus huéspedes, proporcionando respuestas oportunas y atendiendo cualquier preocupación, mejorando finalmente la satisfacción del huésped y aumentando la reputación de tu propiedad.

Automatización: Finalmente, el PMS adecuado para tu negocio debería ofrecer procesos automatizados que cubran cada aspecto de tu operación. Esto incluye motivar automáticamente a los huéspedes a dejar reseñas, enviar correos electrónicos de bienvenida y agradecimiento personalizados, y asegurar una coordinación sin problemas con servicios externalizados como la limpieza.

Por ejemplo, tan pronto como se concluye una reserva, el PMS puede alertar automáticamente a tu equipo de limpieza de que el espacio está libre y listo para ser ocupado, asegurando preparaciones rápidas y eficientes para el próximo huésped. Estos flujos de trabajo automatizados te ahorran tiempo y esfuerzo, eliminan tareas manuales y ayudan a mantener altos estándares de servicio y gestión de propiedades. Al automatizar estos elementos cruciales, puedes enfocarte en hacer crecer tu negocio mientras aseguras que todo detrás de escena funcione sin problemas.

Debe Simplificar tus Operaciones

Ser administrador de propiedades significa que más a menudo que no, estás gastando mucho tiempo en tareas manuales y tediosas. Por ello necesitas un PMS que elimine el trabajo repetitivo. Tu software debería tener la capacidad de crear un flujo dinámico de comunicaciones entre tú y tu huésped. Esto se logra mediante mensajes automatizados. En lugar de recibir a cada huésped personalmente, con un mensaje copiado y pegado, el sistema puede crear mensajes automatizados que se enviarán de acuerdo a un cronograma establecido, activado por varias condiciones; una fecha de entrada cercana, tras el checkout, o a mitad de una estadía durante una reserva de varias noches.

En combinación con correos electrónicos automatizados, un PMS con un servicio de conserje AI es algo que deberías estar buscando para agilizar tus comunicaciones. Este servicio ofrece un chatbot que responderá a cualquiera de las preguntas más comunes sobre el WiFi, restaurantes locales y dónde el anfitrión guarda las mantas adicionales. Si hay una pregunta que el conserje no pueda responder, enviará una notificación al anfitrión para involucrarlo. Así ahorrarás tener que responder las mismas preguntas repetidamente en cada reserva.

Un PMS útil también debería trabajar en optimizar tus publicaciones, permitiéndote ajustar precios y actualizar descripciones en todos tus canales de reservas. Asimismo, a medida que una propiedad se reserva, también debería bloquear automáticamente esa publicación en todas tus OTAs asociadas, para evitar reservas dobles. La idea es evitar todo ese tiempo desperdiciado iniciando y cerrando sesión en diferentes portales de canales de reserva para mantener tu inventario actualizado.

Finalmente, el PMS ideal debería trabajar en automatizar las características de la propiedad en sí misma a través de tecnología inteligente. Esto se hace usando herramientas como entrada sin llave y cerraduras inteligentes, sensores de ruido, termostatos inteligentes y otras herramientas que mejorarán la experiencia del huésped y te harán menos trabajo.

Ayuda a Crecer tu Negocio

La clave para ser propietario de una propiedad, anfitrión exitoso, gerente de resort, propietario de B&B, etc. son las visitas repetidas y las reseñas de 5 estrellas. Pero solo puedes enfocarte en esforzarte por esas cosas, si automatizas y subcontratas muchos de los procesos mecánicos y rutinarios. Una vez que tu negocio es una máquina bien aceitada, puedes centrarte en el panorama general; ingresos y brindar la mejor experiencia posible al cliente.

En Enso Connect, nuestro enfoque está en automatizar tantas de las herramientas que usas, en un solo panel fácil. Nos enfocamos en aprovechar los dispositivos inteligentes para el hogar y la mensajería automatizada para ayudar a hacer la gestión de tu propiedad lo más fácil posible.

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