Principaux flux d'automatisation intelligents dans les locations de vacances

Gérer plusieurs locations de courte durée n'est pas une tâche facile, que vous soyez débutant ou professionnel aguerri. À mesure que le portefeuille grandit, les défis augmentent aussi. Dès que vous gérez environ 20 propriétés, la charge de travail devient écrasante. Et s'en occuper seul ou avec une petite équipe commence à sembler impossible. Embaucher plus de personnel n'est souvent pas viable financièrement à ce stade, et c'est là que l'automatisation intervient.

Avec des attentes des voyageurs toujours plus élevées, une concurrence intense et une économie difficile, les professionnels de l'hospitalité font face à une liste d'exigences toujours plus longue. Qu'il s'agisse de répondre aux demandes des voyageurs et de gérer les check-ins ou de s'assurer que les propriétés sont propres et prêtes à les accueillir. Qu'il s'agisse de prévenir les nuisances pour le voisinage et d'offrir une expérience exceptionnelle, la charge de travail est infinie. Sans oublier la gestion des plaintes, des demandes de remboursement, du ménage, de la maintenance et de la hausse des coûts des fournitures et de la main-d'œuvre. Il est clair qu'il n'y a tout simplement pas assez d'heures dans une journée (ou dans un mois). Mais et si certaines de ces tâches pouvaient être gérées par des robots infatigables qui ne dorment jamais ? Heureusement, dans le secteur de la location de courte durée, ce n'est pas seulement possible, c'est de plus en plus courant.

L'automatisation n'est plus un gros mot. L'automatisation intelligente est devenue un sujet de fierté dans l'hospitalité moderne. Déléguer les tâches routinières et transactionnelles à la technologie libère du temps pour des interactions plus significatives avec les voyageurs. Il s'agit de préserver le contact humain — et non de le perdre — lorsque, par exemple, on vous demande le code Wi-Fi pour la 352e fois de la journée.

Lorsqu'elle est bien faite, l'automatisation est d'une grande aide pour les entreprises d'hospitalité. Mais que signifie « bien faite » et comment l'implémenter pour que les voyageurs ne remarquent jamais les robots ?

Tout d'abord, les voyageurs d'aujourd'hui sont plus que jamais ouverts à la technologie. Selon une enquête sur l'hospitalité américaine de 2024 réalisée par Mews, plus de 40 % des voyageurs préfèrent le check-in digital (site web, application ou borne). Près de 80 % sont ouverts à des réceptions entièrement automatisées.

Deuxièmement, la bonne nouvelle est que vous n'avez pas besoin de réinventer la roue. De nombreux gestionnaires immobiliers connectés ont déjà perfectionné l'automatisation intelligente, et il y a beaucoup à apprendre d'eux.

Nous avons préparé un guide pratique regroupant 15 des configurations d'automatisation les plus utilisées dans la gestion de locations de vacances. Utilisez ces modèles pour simplifier vos opérations et booster votre activité. Vous pourrez nous remercier plus tard.

Les domaines de la gestion de locations de vacances qui bénéficient de l'automatisation

1. Répondre aux demandes et questions des voyageurs

Les systèmes de messagerie automatisés améliorent la communication avec les voyageurs en fournissant des réponses rapides aux demandes de renseignements, des confirmations de réservations, la vérification, les check-ins ou les ventes additionnelles. Cela a un impact direct sur vos ventes/réservations et sur la satisfaction des voyageurs.

• 90 % des clients considèrent qu'une réponse « immédiate » est essentielle pour les questions de service client (Hubspot). La même enquête définit un temps de réponse « immédiat » comme étant de 10 minutes.

• Vous avez sept fois plus de chances d'obtenir une réservation si vous effectuez un suivi de demande dans l'heure (Guesty).

2. Fluidifier le filtrage des voyageurs et la sécurité

Des réponses rapides permettent aux gestionnaires immobiliers de traiter rapidement tout signal d'alarme ou préoccupation identifiés lors du processus de sélection. Cela garantit une vérification plus approfondie, réduit la probabilité d'annulations de réservation et facilite la collecte des données requises sur les voyageurs.

3. Simplifier le Check-in / Check-out sans contact

Le check-in sans contact est souvent la partie la plus stressante du parcours client dans les locations de vacances. Contrairement aux hôtels, les locations de vacances n'ont pas de bureau de réception ni de personnel sur place. Les personnes qui voyagent pour la première fois s'inquiètent souvent d'accéder facilement à la propriété, en particulier la nuit, lorsque la confiance diminue.

Une communication rapide et claire apaise l'anxiété des voyageurs, réduit l'incertitude et donne un ton positif à leur séjour.

Pour les checkouts, des rappels automatisés permettent d'éviter les départs tardifs et les désagréments qu'ils peuvent causer, garantissant ainsi un processus plus fluide.

4. Faciliter les ventes additionnelles et les frais

Une communication proactive et rapide est essentielle pour maximiser les opportunités de ventes additionnelles et les revenus dans les locations à court terme. Cela encourage les voyageurs à acheter des services supplémentaires ou des surclassements en tirant parti de leur enthousiasme d'avant-arrivée et de leur fenêtre de prise de décision.

En répondant rapidement aux demandes, les hôtes peuvent capitaliser sur la volonté des voyageurs d'améliorer leur séjour. Un calendrier stratégique, comme proposer des ventes additionnelles une semaine avant le check-in, renforce encore cette opportunité.

Des réponses rapides renforcent également la confiance et montrent votre réactivité, rendant les voyageurs plus réceptifs aux offres de ventes additionnelles et augmentant les taux de conversion.

Comprendre l'automatisation intelligente : "If This Then That" (Si ceci alors cela)

Avant de plonger dans les automatisations les plus populaires, il est important de comprendre le fonctionnement de l'automatisation intelligente.

Les conditions d'Enso Connect vous permettent de personnaliser les automatisations en fonction de critères spécifiques. Certains critères sont disponibles au sein d'Enso Connect, tandis que d'autres proviennent des détails de réservation ou d'annonce de votre PMS.

Les conditions sont organisées en trois sections clés :

1. « Quand » – Le déclencheur de l'événement.

2. « Uniquement si » et « Est l'un de » – Les filtres conditionnels.

3. « Alors » – L'action qui en résulte.

Cette structure garantit que vos flux de travail sont parfaitement adaptés et efficaces.

Déclencheur - « Quand »

Un déclencheur est un moment ou un événement spécifique qui lance l'exécution d'une condition.

Les déclencheurs peuvent être basés sur le temps ou sur un événement.

Condition - « Uniquement si » et « Est l'un de »

Ces éléments représentent les conditions qui doivent être remplies pour exécuter l'opération. « Uniquement si » est un filtre conditionnel qui utilise un opérateur « ET » : toutes les conditions doivent être VRAIES pour que l'automatisation s'exécute.

« Est l'un de » est un filtre conditionnel qui permet aux utilisateurs de regrouper plusieurs conditions en utilisant une logique « OU ».

Par exemple, au lieu de créer des conditions distinctes pour « Si X est A » et « Si X est B », vous pouvez utiliser « Si X est l'un de A ou B ».

Action - « Alors »

Le composant Action définit ce qui se passe lorsque les conditions sont remplies. Pour l'automatisation de la messagerie, ces actions peuvent inclure l'envoi de ces types de messages automatisés : Message Airbnb (ou autre plateforme), SMS, Email, WhatsApp, Message Webhook.

Top 15 des configurations d'automatisation les plus utilisées pour les locations de vacances

Nous avons rassemblé les 15 flux de travail automatisés basés sur des conditions les plus populaires et utilisés par les professionnels de la location de courte durée dans leurs opérations quotidiennes. Utilisez ces modèles et personnalisez-les selon vos besoins pour simplifier vos processus sans effort.

Messages automatiques

Automatisez les messages en fonction des conditions suivantes.

1. Canal de réservation

Vous pouvez utiliser des conditions pour n'envoyer qu'un seul type de communication en fonction du canal de réservation. Par exemple : si le canal de réservation est Airbnb, envoyez un message Airbnb. Certains gestionnaires immobiliers préfèrent envoyer plusieurs types de communication et n'ajouteront donc pas de conditions de canal de réservation ici.

2. Données collectées dans la Guest App

Il s'agit d'une condition que vous pouvez utiliser en fonction des champs que vous avez collectés auprès de vos voyageurs dans le formulaire d'information.

Par exemple, envoyez de futurs e-mails marketing uniquement aux voyageurs qui ont donné leur consentement. Ou personnalisez les messages automatisés en fonction du motif du voyage.

3. Statut de paiement de la réservation

Envoyez un message spécifiquement aux voyageurs qui n'ont pas payé l'intégralité de leur séjour.
Cette condition est propre à chaque PMS. Veuillez vérifier auprès d'Enso Connect avant d'appliquer cette condition.

4. Balises de réservation

• Vous pouvez configurer des messages de rappel pour les voyageurs qui n'ont pas encore finalisé leurs étapes de vérification. Ces rappels ciblés garantissent que seules les personnes devant compléter le processus reçoivent des notifications, évitant ainsi d'importuner les autres.

• De même, vous pouvez créer des conditions pour cibler les voyageurs qui ont terminé leur vérification. Cela vous permet d'envoyer des messages de remerciement ou des informations spécifiques uniquement à ceux qui ont rempli toutes les conditions requises.

5. Délai de réservation (Lead Time)

• Utilisez cette condition pour les réservations de dernière minute

• Tous les messages sont envoyés sur la base de déclencheurs. Les voyageurs réservant le jour même peuvent donc manquer les premiers messages. L'utilisation du délai de réservation garantit que ces réservations de dernière minute reçoivent les mêmes messages, adaptés à leur timing.

6. Vente additionnelle de Check-in anticipé / Checkout tardif

Automatisez les demandes, approbations et refus de ventes additionnelles pour faire gagner un temps précieux à votre équipe. Par exemple, il vous suffit d'approuver ou de refuser une demande de check-in anticipé, et votre voyageur recevra automatiquement un message. Le même processus peut être appliqué aux demandes de check-out.

7. Vérification 3DS

Certaines banques de voyageurs exigent une vérification 3DS pour les frais ou les ventes additionnelles. Cela signifie que le voyageur doit cliquer à nouveau sur le lien de sa Boarding Pass pour confirmer le paiement.

Utilisez ce déclencheur pour l'informer que le paiement a été reçu mais qu'une dernière étape reste à franchir. Vous pouvez l'inviter à retourner sur son portail voyageur pour finaliser ce paiement.

Automatisations populaires pour les frais et les ventes additionnelles

8. Balises d'annonce

Pour appliquer des frais différents selon les prix des annonces, configurez 3 frais basés sur les balises d'annonce.

• Si la balise de l'annonce contient « élevé »

• Si la balise de l'annonce contient « moyen »

• Si la balise de l'annonce contient « bas »

9. Canal de réservation

Utilisez cette condition si vous préférez collecter des frais uniquement auprès de certains canaux de réservation, sur la base de vos expériences passées avec ces voyageurs.

10. Date de Check-in et de Checkout

Utilisez cette condition pour mettre en place des ventes additionnelles saisonnières. Choisissez les conditions de date de check-in ou de checkout pour cibler des périodes spécifiques si vos prix varient en fonction de la période de l'année.

Automatisations de vérification les plus utilisées

11. Spécifique au canal de réservation

Ces automatisations sont le plus souvent utilisées pour les flux de travail conditionnels Airbnb vs non-Airbnb. Elles peuvent être utilisées pour tous les canaux de réservation afin de spécifier ce qui est requis dans chaque processus.

12. Réservation créée à la date

Utilisez cette condition lors de votre migration vers Enso Connect.
Vous pouvez configurer une vérification de base pour les réservations effectuées avant votre date de mise en service dans Enso. Toutes les nouvelles réservations peuvent passer par un processus de vérification plus complet pour éviter de sauter manuellement des étapes déjà effectuées ailleurs.

13. Balises d'annonce

Utilisez cela pour conserver les annonces dans le même groupe d'annonces tout en appliquant des paramètres différents basés sur les contrats et règles de la maison spécifiques.

14. Nombre de nuits d'une réservation

Séparez la vérification selon qu'il s'agit de locations à long terme ou de courte durée au sein d'un même groupe ou sur l'ensemble de vos annonces.

15. Nombre total de personnes ayant réservé

Adaptez les détails de la collecte d'informations sur vos voyageurs en fonction du nombre de personnes ayant réservé. C'est idéal si vous souhaitez connaître les noms des personnes qui accompagnent le voyageur ayant réservé.

Réflexions finales

Les modèles et conditions présentés dans cette liste démontrent comment les gestionnaires immobiliers peuvent tirer parti de la logique « If This Then That ». Ils peuvent ainsi créer des flux de travail sophistiqués et personnalisés qui répondent à des aspects clés tels que la communication avec les voyageurs, la vérification, les ventes additionnelles et la sécurité.

En mettant en œuvre ces solutions automatisées, les gestionnaires immobiliers peuvent :

• Répondre aux demandes des voyageurs dans les fenêtres de réservation critiques

• Simplifier les processus de vérification en fonction de paramètres de réservation spécifiques

• Créer des expériences voyageurs personnalisées grâce à une communication ciblée

• Maximiser les opportunités de revenus grâce à des ventes additionnelles stratégiques

Ces modèles servent de base que vous pouvez personnaliser pour correspondre à votre style de gestion immobilière et aux attentes de vos voyageurs. Au fur et à mesure de l'implémentation de ces automatisations, surveillez continuellement leur efficacité et ajustez-les en fonction des commentaires des voyageurs et de vos besoins opérationnels.