Cómo elegir un sistema de gestión de propiedades (PMS)

Gestionar eficazmente tu propiedad de alquiler vacacional requiere las herramientas adecuadas, y un PMS está a la cabeza de la lista. Un PMS es esencial para gestionar de manera eficiente tu propiedad, ofreciendo una mejor experiencia del huésped, optimizando los ingresos y simplificando muchas tareas administrativas asociadas con la gestión de propiedades. Es una herramienta valiosa tanto para principiantes como para propietarios experimentados.

Elegir el PMS adecuado para tu propiedad puede optimizar tus operaciones, maximizar tus reservas y proporcionar una excelente experiencia del huésped. En este artículo, exploramos qué hace un PMS, sus principales beneficios, qué diferencia a un gestor de canales de un sistema de gestión de propiedades y cómo elegir el adecuado para tus necesidades de gestión de propiedades. Lo desglosaremos y te mostraremos la fórmula de 14 partes para aumentar los ingresos de tu alquiler vacacional y ofrecer una experiencia que tus huéspedes no olvidarán.

¿Qué es un PMS?

Un PMS es una solución de software diseñada para optimizar la gestión de propiedades en la industria de la hospitalidad, ya sea una única unidad de alquiler vacacional o una amplia cartera. Actúa como un centro neurálgico para las tareas relacionadas con la propiedad, que incluyen:

• Tareas y flujos de trabajo automatizados

• Comunicación con el huésped (Bandeja de entrada unificada)

• Optimización de precios

• Gestión de canales

• Anuncio de la propiedad

• Procesamiento de pagos

• Programación de limpieza y mantenimiento

• Gestión de opiniones de huéspedes

• Informes mensuales y análisis

• Gestión de la experiencia del huésped

El uso de un PMS ayuda a los propietarios a supervisar todo de manera eficiente. Desde quién entra y sale hasta mantener contentos a los huéspedes. Un PMS es como un asistente personal para las propiedades, asegurando que todo funcione sin problemas.

“La verdadera pregunta es, ¿qué es exactamente un PMS? El propósito general de un PMS es simplificar la forma en que tú —el propietario— interactúas con tu propiedad o con tus huéspedes”.

Oskar Dunklee, director sénior de Éxito del Cliente, Soporte e Incorporación en Enso Connect

Qué hacer al elegir el mejor PMS

Elegir el PMS adecuado es una decisión crucial que requiere una cuidadosa consideración. Un factor clave en tu decisión debe ser la capacidad del software para integrarse a la perfección con agencias de viajes en línea (OTA) como Airbnb, VRBO o Booking.com. Esta integración garantiza que los anuncios de tus propiedades se actualicen automáticamente en todas las plataformas, lo que reduce el riesgo de reservas dobles y mantiene la coherencia de tu disponibilidad y tarifas. Además, un PMS bien integrado simplifica tus operaciones al consolidar las reservas, las comunicaciones con los huéspedes y las transacciones financieras en un único sistema centralizado. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce la posibilidad de errores, lo que te permite gestionar tu propiedad de manera más eficiente. Al evaluar diferentes opciones de PMS, prioriza aquellas que ofrezcan integraciones robustas con OTA, ya que desempeñarán un papel vital a la hora de maximizar la visibilidad de tu propiedad y optimizar tu proceso de gestión general.

Define tus requisitos

Hacer una lista de tus necesidades y objetivos específicos antes de elegir un sistema de gestión puede ser de gran ayuda para reducir las opciones de PMS. ¿De qué tareas quieres que se encargue el PMS? Normalmente, los propietarios buscan ayuda con las reservas, la comunicación con los huéspedes, la limpieza, el mantenimiento, mejorar la experiencia del huésped y la elaboración de informes. Para la mayoría de los propietarios, las funciones principales incluyen gestionar las reservas, optimizar la comunicación con los huéspedes, organizar los horarios de limpieza y supervisar las tareas de mantenimiento. Además, un PMS robusto debería mejorar la experiencia del huésped mediante una comunicación personalizada, mensajería automatizada y un acceso sencillo a los servicios de la propiedad. Las capacidades de generación de informes y análisis también son cruciales, ya que ofrecen información sobre los índices de ocupación, los ingresos y la satisfacción de los huéspedes, lo que te ayuda a tomar decisiones basadas en datos para hacer crecer tu negocio. Al definir claramente estas necesidades, estarás mejor preparado para evaluar qué PMS ofrece las características que mejor se adaptan a tus objetivos de gestión de propiedades, garantizando una operación más eficiente y exitosa.

Revisa los clientes actuales y los testimonios

Investigar las opiniones de los usuarios en línea es un paso crucial para seleccionar el PMS adecuado. Los comentarios de los usuarios pueden ofrecer información valiosa sobre el rendimiento y la fiabilidad de un sistema en el mundo real, destacando tanto sus puntos fuertes como sus posibles inconvenientes. Comienza explorando opiniones en plataformas de renombre como Capterra, G2 y Google. Estos sitios recopilan comentarios de una amplia gama de usuarios, proporcionando una visión equilibrada de cómo funciona el software en diferentes escenarios de gestión de propiedades. Además de leer opiniones en línea, intenta hablar directamente con propietarios o gestores que utilicen actualmente el PMS que estás considerando. Estas conversaciones pueden proporcionarte relatos de primera mano sobre cómo el software ha afectado a sus operaciones, el nivel de atención al cliente que han recibido y los desafíos a los que se han enfrentado durante la implementación. Las empresas de gestión de propiedades existentes ya han pasado por el proceso de seleccionar e integrar un PMS, por lo que sus experiencias pueden servir como un valioso punto de referencia en tu toma de decisiones. Al combinar la información de las opiniones en línea con los comentarios de tus compañeros del sector, podrás tomar una decisión más informada, asegurando que el PMS que selecciones satisfaga tus necesidades específicas y te ayude a alcanzar tus objetivos comerciales.

Solicitar Demo

Ponerse en contacto con los proveedores de PMS de tu lista de candidatos y solicitar una demostración en vivo es un paso crítico en el proceso de selección. Una demostración en vivo ofrece una visión práctica de cómo funciona el sistema, lo que te permite ver sus características en acción y evaluar su interfaz de usuario. Esta experiencia de primera mano es invaluable para determinar si el software se alinea con tus necesidades específicas y objetivos comerciales. Durante la demostración, no dudes en hacer preguntas detalladas sobre las capacidades del sistema, particularmente en las áreas que son cruciales para tus operaciones. Pregunta cómo maneja el software las reservas, la comunicación con los huéspedes, la limpieza y cualquier otra tarea que consideres esencial. También es una buena oportunidad para evaluar la capacidad de respuesta y la experiencia del equipo de soporte al cliente, lo que puede ser un factor importante para tu satisfacción a largo plazo con el producto. Además, pregunta a la empresa de software si ofrecen una prueba gratuita del producto. Una prueba gratuita te permite probar el sistema en tu entorno real, dándote una mejor idea de cómo funcionará en tus operaciones diarias. La experiencia del usuario durante este período de prueba será una de las mejores maneras de evaluar el software, ya que proporciona una indicación clara de lo intuitivo y eficiente que es el sistema para satisfacer tus necesidades. Al evaluar minuciosamente el software a través de demostraciones y pruebas, estarás mejor equipado para elegir un PMS que no solo se adapte a tus requisitos actuales, sino que también escale con tu negocio a medida que crezca.

Asegúrate de que el PMS sea un proveedor de software preferente

Comprueba si el PMS se integra a la perfección con herramientas como software de contabilidad y OTA populares como Airbnb, VRBO, Booking.com o Expedia. Ser un proveedor de software preferente es un galardón, insignia o distinción otorgada por la OTA que ayuda a las personas a determinar la solidez de la integración con el canal de ventas. Los mejores software de gestión de propiedades del sector estarán en estas listas.

• Socios de software de Airbnb <- Enso Connect se integra con Airbnb

• Socios de conectividad de VRBO

• Proveedores tecnológicos de Booking.com

Lee los casos de éxito que publica la empresa

La mayoría de los softwares de gestión de propiedades publican regularmente casos de éxito que explican algunas de las historias de éxito que sus clientes han experimentado desde que utilizan su software. Intenta encontrar una historia con la que te identifiques y compara el caso de éxito entre varios softwares diferentes.

• Casos de éxito de Guesty

• Casos de éxito de Hostaway

• Casos de éxito de Streamline

• Casos de éxito de Track

Comprueba el soporte y la formación

Un PMS fiable debe proporcionar un sólido servicio de atención al cliente en línea para ayudarte siempre que surjan dudas o problemas. Tanto si necesitas asistencia inmediata como si tienes preguntas generales, deberías poder ponerte en contacto con el proveedor del PMS a través de múltiples canales, como teléfono, correo electrónico o chat de soporte. Este soporte multicanal garantiza que la ayuda esté disponible de la forma que mejor se adapte a tus preferencias y urgencia. Además del soporte al cliente, un PMS de confianza también debe ofrecer recursos de formación integrales. Estos recursos, que podrían incluir tutoriales en vídeo, seminarios web, manuales de usuario y preguntas frecuentes, son esenciales para ayudarte a ti y a tu equipo a familiarizarse con el sistema. Una formación adecuada garantiza que puedas aprovechar al máximo las funciones del PMS, maximizando su eficacia en la gestión de tus propiedades. Tanto si eres nuevo en el sistema como si buscas optimizar su uso, estos recursos pueden ser invaluables para ayudarte a comprender y navegar por el software con confianza. Elegir un PMS que ofrezca tanto soporte accesible como materiales de formación exhaustivos es crucial para garantizar una implementación sin problemas y un éxito continuo con el sistema.

“Seleccionar el PMS adecuado para tu negocio de alquiler vacacional es la base sobre la que se construyen toda la experiencia del huésped y la eficiencia operativa. Elige sabiamente y desbloquearás el potencial para interacciones fluidas, huéspedes más felices e ingresos crecientes”.

Francois Gouelo, cofundador y director ejecutivo de Enso Connect

¿Cuáles son los beneficios de un PMS?

Los beneficios de usar un PMS para los gestores de propiedades son infinitos. Incluyen la automatización de tareas, un centro de control centralizado, informes sencillos, mejores experiencias para los huéspedes y suman a la emoción de tener una propiedad de alquiler.

1. Gestión centralizada

Un PMS ofrece una única plataforma para gestionar todos los aspectos de tu propiedad, desde las reservas y la comunicación con los huéspedes hasta la limpieza y el mantenimiento. Reduce el riesgo de errores y ofrece un servicio constante.

2. Eficiencia

Si quieres ahorrar tiempo y minimizar los errores manuales, los sistemas de gestión de propiedades pueden automatizar tareas repetitivas, como las confirmaciones de reserva, los procedimientos de entrada y salida y la facturación. Esto te permite concentrarte en otros aspectos como la experiencia del huésped.

3. Actualizaciones en tiempo real

Los sistemas de gestión de propiedades ofrecen actualizaciones de disponibilidad de la propiedad en tiempo real, sincronizando la disponibilidad y las tarifas de tu propiedad en todas las plataformas de reserva en línea. Elimina el riesgo de reservas dobles y maximiza tu ocupación.

4. Experiencia del huésped mejorada

Los sistemas PMS te ayudan a personalizar las interacciones con los huéspedes al almacenar su información y preferencias para un uso futuro. Puedes enviar mensajes de bienvenida automatizados, ofrecer recomendaciones locales y atender las solicitudes de los huéspedes con rapidez.

5. Análisis e informes

Realiza un seguimiento automático de los índices de ocupación, los ingresos y la demografía de los huéspedes que puedes utilizar para optimizar tus estrategias de precios y marketing. Tendrás acceso a informes detallados y análisis para ayudarte a tomar decisiones basadas en datos.

6. Procesamiento de pagos seguro

Muchas soluciones de PMS ofrecen procesamiento de pagos integrado, lo que permite a los huéspedes pagar de forma segura en línea. Esto reduce el riesgo de disputas de pago y simplifica la contabilidad.

7. Gestión de inventario

Los sistemas PMS te ayudan a gestionar todos los aspectos del inventario de tu propiedad, incluidos el mobiliario, los electrodomésticos y los programas de mantenimiento.

8. Limpieza optimizada

Mantén tu propiedad en óptimas condiciones para los huéspedes entrantes de manera impecable. El software PMS a menudo incluye funciones de limpieza que facilitan la programación, la asignación de tareas y la comunicación con el personal de limpieza.

9. Integración con OTAs

Las mejores plataformas de PMS se integran a la perfección con agencias de viajes en línea como Airbnb, Booking.com y VRBO. Esto significa que las actualizaciones de tarifas, disponibilidad y detalles de la propiedad se sincronizan automáticamente en todos los canales.

10. Escalabilidad

Pueden escalar con tu negocio y crecer contigo. Ya sea que tengas una propiedad o una gran cartera, el software puede adaptarse a tus necesidades.

11. Ahorro de costes

Aunque el uso de un PMS conlleva un coste, la cantidad de tiempo ahorrado en tareas administrativas y el potencial de aumento de reservas e ingresos realmente pueden compensar este gasto.

12. Opiniones y comentarios de los huéspedes

Recibe información consolidada valiosa para mejorar tu propiedad. Los sistemas a menudo incluyen funciones que solicitan y recopilan opiniones y comentarios de los huéspedes.

13.  Gestión financiera

Obtén ayuda con la contabilidad. Las herramientas de PMS ayudan con la facturación, los recibos y los informes financieros para que puedas ahorrar tiempo y esfuerzo para otras áreas.

“Como gestor de propiedades, uso un PMS todos los días para automatizar muchas tareas. El beneficio más importante que ofrece un PMS es su capacidad para automatizar cientos, si no miles, de tareas menores todos los días. Llevamos las automatizaciones a otro nivel una vez que integramos nuestro PMS con la funcionalidad 'Si pasa esto, haz aquello' de Enso Connect”.

Connor Griffiths, cofundador y director ejecutivo de Lifty Life Hospitality

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta el software de gestión de propiedades?

Cada PMS tendrá un precio diferente según el número de unidades y cuántas características necesites.

En términos generales, la estructura de costes típica será de 10 $ a 50 $ / unidad / mensual. Algunas empresas cobran una estructura de comisiones en lugar de un coste mensual fijo.

Aunque considerar tu presupuesto y el coste de usar un PMS es un factor importante, no debería ser una consideración decisiva. Elegir la opción más barata podría provocar:

• Frustración por integraciones limitadas

• Soporte inadecuado y pérdida de tiempo

• Riesgos de seguridad y desprotección de los datos de los huéspedes

• Quedarse pequeño el sistema demasiado rápido

• Más costes en el futuro

Un PMS más completo puede tener un precio más alto, pero las ventajas superan los costes al reducir los riesgos, mejorar la eficiencia y la satisfacción del huésped. Ahorrar dinero al principio puede parecer una buena opción en ese momento, pero puede provocar ineficiencias y limitaciones a largo plazo.

¿Cuál es la diferencia entre un PMS y un gestor de canales?

Aunque tanto el PMS como los gestores de canales son herramientas recomendadas para la gestión de propiedades, sirven para propósitos diferentes. Un PMS es como un «gestor de operaciones» y se centra principalmente en tareas relacionadas con la propiedad, mientras que un gestor de canales se centra en distribuir los anuncios de tu propiedad en varias plataformas de reserva en línea y agencias de viajes en línea (OTA). Los gestores de canales conectan tu propiedad de alquiler con canales como Airbnb, VRBO y Booking.com y garantizan que las tarifas, la disponibilidad y la información sean las mismas y estén actualizadas en cada canal. Tanto un PMS como un gestor de canales se utilizan para gestionar eficazmente un anuncio de alquiler vacacional y maximizar su exposición a huéspedes potenciales.

¿Qué sistemas de gestión de propiedades se integran con Enso Connect?

Enso Connect está integrado con algunos de los softwares de gestión de propiedades mejor valorados en el sector del alquiler vacacional. Aquí tienes una lista de los socios de PMS integrados:

• BookingSync

• Guesty

• Hostaway

• Hostfully

• Mews

• Lodgify

• LMPM

• Track

• Streamline

• Hostify

¿Por qué necesitas un PMS para tu alquiler a corto plazo?

Es tu propio asistente personal

Un PMS es la mejor manera de maximizar tus ingresos y mejorar la experiencia de tus huéspedes y el servicio en general, y te permite desentenderte tanto como necesites. Su beneficio principal es automatizar y mitigar todas las tareas cotidianas como responder preguntas, hacer un seguimiento de tus opiniones, actualizar tu página de anuncios, gestionar llaves y accesos y mantener organizados todos los contactos de tus huéspedes en múltiples plataformas de reserva. Así es como el servicio adecuado puede optimizar la gestión de tu alquiler y ahorrarte una cantidad significativa de tiempo:

1. Es conveniente y práctico

Cada servicio tiene sus propias ventajas y beneficios, pero la mayoría de ellos funcionan en tus múltiples plataformas y lo consolidan todo en un solo panel de control. Con un solo clic, puedes ver todas tus reservas, entradas y salidas, y puedes actualizar tus anuncios una vez y enviarlos a tus diferentes plataformas de reserva. Esto también se aplica a tu bandeja de entrada. La mayoría de los servicios ofrecen una bandeja de entrada unificada para que puedas realizar un seguimiento de todas las comunicaciones con los huéspedes en un solo lugar, así como gestionar a tus proveedores y demás.

2. Ofrece flexibilidad

Utilizar un PMS significa que no tienes que estar en tu alquiler tan a menudo, o en absoluto. De hecho, puedes gestionarlo de forma remota. Al confiar en tu software, así como al introducir la automatización y la tecnología inteligente, puedes gestionar cada faceta de tu alquiler desde una perspectiva global. Por ejemplo, la incorporación de cerraduras inteligentes, termostatos inteligentes, sensores de ruido y otra tecnología inteligente te permite ofrecer acceso de forma remota, así como supervisar la seguridad e integridad de tu propiedad. Algunos servicios, como el que ofrece Enso Connect, disponen de un conserje con inteligencia artificial que puede responder a las preguntas habituales que los anfitriones están cansados de contestar. También puede enviar confirmaciones de reserva, saludos y recordatorios de qué hacer al realizar el check-out, y dejar una opinión. Asimismo, puede informar al personal de limpieza cuando finaliza una reserva y está a punto de comenzar la siguiente, para que puedan entrar y desinfectar.

3. Puede optimizar tus precios

Existen importantes beneficios de costes al confiar en un PMS después de la inversión inicial, y uno de ellos es el precio dinámico. El software puede analizar el mercado y confiar en sus algoritmos para optimizar en función de las temporadas altas y bajas, la disponibilidad de los alrededores y ayudarte a maximizar tu potencial de ingresos y beneficios totales en todos tus anuncios. Dicho esto, ningún sistema y aprendizaje automático es perfecto. Dejar que el software gestione tus precios de forma dinámica es un buen punto de partida y algo que puedes dejar que funcione automáticamente la mayoría de las veces, pero como consejo, es una buena idea entrar tú mismo a veces y ajustar los números manualmente para impulsar tu anuncio intencionadamente.

4. Puede ayudarte con tu estrategia de marketing

Cuando se trata de gestionar tu propiedad de alquiler de primera mano, se requiere mucha aportación por parte del anfitrión para gestionar mejor sus anuncios. Una de esas formas es mantener tu anuncio actualizado, cambiar la redacción de vez en cuando para renovarlo y, lo más importante, gestionar y ofrecer opiniones. Como se mencionó anteriormente, la clave para una buena opinión es una comunicación fiable y constante con tus huéspedes. Este es uno de los mayores puntos de dificultad para la mayoría de los veteranos de Airbnb: anfitriones que están incomunicados, por lo que estar disponible es clave para obtener esas buenas opiniones y el boca a boca. Por lo tanto, una bandeja de entrada que tenga toda tu comunicación en un solo lugar, tanto en formato de correo electrónico como de mensaje directo, facilita mucho las cosas. Asimismo, muchos servicios de PMS se integran con las redes sociales, lo que ayuda a promocionar tu anuncio de forma orgánica a través de los comentarios y fotos de tus huéspedes en sus canales personales.

5. Permite un servicio y unas operaciones superiores para el huésped

La clave para tener una propiedad de alquiler exitosa es ofrecer ese servicio sin igual. Los viajeros tienen muchas opciones a la hora de elegir un alquiler o Airbnb, por lo que debes apoyarte en tu PMS para que se encargue de las cosas pequeñas, de modo que puedas concentrarte en el panorama general: ofrecer una estancia memorable. Automatizar las tareas significa que tu atención se centra en tus huéspedes y en lo que quieren de su tiempo en tu casa. Desde el punto de vista operativo, una vez que optimices todo (la limpieza, cualquier reparación, la gestión del propio espacio físico a través de tecnología inteligente), solo verás mejores opiniones de los huéspedes, más ocupación y verás cómo bajan los costes mientras suben los beneficios.

Cómo puede ayudarte Enso Connect

Optimiza la gestión de tu alquiler vacacional y crea una experiencia fluida para tus huéspedes. Enso Connect puede ayudarte al personalizar y simplificar las interacciones con los huéspedes en todas las etapas del viaje del cliente. Aprovecha docenas de integraciones para gestionar el check-in, los horarios de limpieza y la comunicación, mientras creas complementos para maximizar tus beneficios y mejorar la experiencia de tus huéspedes. ¡Obtén más información o solicita una demo hoy mismo!