Principales Flujos de Automatización Inteligente en Alquileres Vacacionales

Gestionar múltiples propiedades de alquiler a corto plazo no es tarea fácil, tanto para principiantes como para profesionales experimentados. A medida que la cartera crece, también lo hacen los desafíos. Una vez que se gestionan alrededor de 20 propiedades, la carga de trabajo se vuelve abrumadora. Y manejarlo solo o con un equipo pequeño empieza a parecer imposible. Contratar más personal a menudo no es viable financieramente en esta etapa, que es donde entra la automatización.

Con las crecientes expectativas de los huéspedes, una competencia intensa y una economía desafiante, los profesionales de la hospitalidad se enfrentan a una lista de exigencias cada vez mayor. Desde responder a las consultas de los huéspedes y gestionar los check-ins hasta garantizar que las propiedades estén limpias y listas para los huéspedes. Desde evitar molestias a los vecinos hasta ofrecer una experiencia excepcional, la carga de trabajo es infinita. Por no hablar de la necesidad de gestionar quejas, solicitudes de reembolso, limpieza, mantenimiento y el aumento de los costes de suministros y mano de obra. Está claro que sencillamente no hay suficiente tiempo en el día (o en el mes). Pero ¿y si algunas de estas tareas pudieran ser gestionadas por robots incansables que nunca duermen? Afortunadamente, en el sector de los alquileres vacacionales, eso no solo es posible, sino que es cada vez más común.

Automatización ya no es una mala palabra. La automatización inteligente se ha convertido en un orgullo para la hospitalidad moderna. Delegar tareas cotidianas y transaccionales en la tecnología libera tiempo para interacciones más significativas con los huéspedes. Se trata de preservar el toque humano —no de perderlo— cuando, por ejemplo, le piden el código de la wifi por 352ª vez en un día.

Cuando se hace bien, la automatización es de gran ayuda para las empresas de hospitalidad. Pero ¿qué significa «hacerse bien» y cómo se puede implementar para que los huéspedes nunca noten a los robots?

En primer lugar, los huéspedes de hoy en día están más abiertos que nunca a la tecnología. Según una encuesta de hospitalidad de EE. UU. de 2024 realizada por Mews, más del 40 % de los huéspedes prefieren el registro digital (sitio web, aplicación o quiosco). Casi el 80 % están abiertos a recepciones totalmente automatizadas.

En segundo lugar, la buena noticia es que no es necesario reinventar la rueda. Muchos gestores de propiedades que utilizan tecnología ya han perfeccionado la automatización inteligente, y hay mucho que aprender de ellos.

Hemos recopilado una guía de referencia rápida con 15 de las configuraciones de automatización más utilizadas en la gestión de alquileres vacacionales. Utilice estas plantillas para optimizar sus operaciones y mejorar su negocio. Ya nos lo agradecerá después.

Áreas de la gestión de alquileres vacacionales que se benefician de la automatización

1. Responder a las solicitudes y preguntas de los huéspedes

Los sistemas de mensajería automatizados mejoran la comunicación con los huéspedes al proporcionar respuestas oportunas a consultas, confirmaciones de reservas, verificación, checkins o complementos. Esto repercute en sus ventas/reservas y en la satisfacción de los huéspedes.

• El 90 % de los clientes consideran que una respuesta «inmediata» es crucial para las preguntas de atención al cliente (Hubspot). La misma encuesta definió el tiempo de respuesta «inmediata» en 10 minutos.

• Tiene siete veces más probabilidades de conseguir una reserva si realiza el seguimiento de una consulta en menos de una hora (Guesty).

2. Optimización del control de huéspedes y la seguridad

Las respuestas rápidas permiten a los gestores de propiedades abordar rápidamente cualquier señal de alerta o preocupación identificada durante el proceso de control. Esto garantiza una verificación más exhaustiva, reduce la probabilidad de cancelaciones de reservas y facilita la recopilación de los datos de huéspedes necesarios.

3. Simplificar el check-in/check-out sin contacto

El check-in sin contacto suele ser la parte más estresante de la experiencia del huésped en los alquileres vacacionales. A diferencia de los hoteles, los alquileres vacacionales carecen de un mostrador de recepción o de personal en el lugar. Quienes los visitan por primera vez suelen preocuparse por acceder a la propiedad sin problemas, especialmente durante la noche, cuando la confianza disminuye aún más.

Una comunicación rápida y clara alivia la ansiedad del huésped, reduce la incertidumbre y establece un tono positivo para su experiencia.

Para las salidas, los recordatorios automatizados ayudan a evitar los retrasos en las partidas y los problemas que estos pueden causar, garantizando un proceso más fluido.

4. Facilitar los complementos y las tarifas

Una comunicación proactiva y oportuna es esencial para maximizar las oportunidades de complementos y los ingresos en los alquileres vacacionales. Anima a los huéspedes a adquirir servicios adicionales o mejoras aprovechando su entusiasmo previo a la llegada y su ventana de toma de decisiones.

Al responder con prontitud a las consultas, los anfitriones pueden aprovechar la disposición de los huéspedes a mejorar su estancia. Una programación estratégica, como ofrecer complementos una semana antes del check-in, impulsa aún más esta oportunidad.

Las respuestas rápidas también generan confianza y muestran atención, lo que hace que los huéspedes estén más abiertos a las ofertas de complementos y aumenta las tasas de conversión.

Entender la automatización inteligente: si ocurre esto, haz aquello

Antes de profundizar en las automatizaciones más populares, es importante entender cómo funciona la automatización inteligente.

Las condiciones de Enso Connect le permiten personalizar las automatizaciones en función de criterios específicos. Algunos criterios están disponibles dentro de Enso Connect, mientras que otros se extraen de los detalles de la reserva o del anuncio en su PMS.

Las condiciones se organizan en tres secciones clave:

1. «Cuando»: el activador del evento.

2. «Solo si» e «Es uno de»: filtros condicionales.

3. «Entonces»: la acción resultante.

Esta estructura garantiza que sus flujos de trabajo sean personalizados y eficientes.

Activador - «Cuando»

Un activador es un momento o evento específico que inicia la ejecución de una condición.

Los activadores pueden basarse en el tiempo o en eventos.

Condición - «Solo si» e «Es uno de»

Representan condiciones que deben ser verdaderas para ejecutar la operación. «Solo si» es un filtro condicional que utiliza un operador «Y»: todas las condiciones deben ser VERDADERAS para que se ejecute la automatización.

«Es uno de» es un filtro condicional que permite a los usuarios agrupar varias condiciones utilizando la lógica «O».

Por ejemplo, en lugar de crear condiciones separadas para «Si X es A» y «Si X es B», puede utilizar «Si X es uno de A o B».

Acción - «Entonces»

El componente Acción define lo que sucede cuando se cumplen las condiciones. Para la automatización de la mensajería, estas acciones pueden incluir el envío de estos tipos de mensajes automatizados: mensaje de Airbnb (u otra OTA), SMS, correo electrónico, WhatsApp o mensaje de Webhook.

Las 15 configuraciones de automatización más utilizadas en alquileres vacacionales

Hemos recopilado los 15 flujos de trabajo automatizados basados en condiciones más populares que utilizan los profesionales del alquiler vacacional en sus operaciones diarias. Utilice estas plantillas y personalícelas para adaptarlas a sus necesidades, optimizando sus procesos sin esfuerzo.

Automensajes

Automatice los mensajes en función de las siguientes condiciones.

1. Canal de reserva

Puede utilizar condiciones para enviar solo un tipo de comunicación según el canal de reserva. Por ejemplo: si el canal de reserva es Airbnb, envíe un mensaje de Airbnb. A algunos gestores de propiedades les gusta enviar múltiples tipos de comunicación, por lo que no añadirían condiciones de canal de reserva aquí.

2. Datos recopilados en la aplicación del huésped

Esta es una condición que puede utilizar en función de los campos que haya recopilado de sus huéspedes en el formulario de información.

Por ejemplo, envíe correos electrónicos de marketing futuros solo a los huéspedes que hayan dado su consentimiento. O personalice los mensajes automatizados según el motivo del viaje.

3. Estado de pago de la reserva

Envíe un mensaje específicamente a los huéspedes que no hayan pagado la totalidad.
Esta condición es específica del PMS. Consulte con Enso Connect antes de aplicar esta condición.

4. Etiquetas de reserva

• Puede configurar mensajes de recordatorio para los huéspedes que aún no hayan completado sus pasos de verificación. Estos recordatorios específicos garantizan que solo reciban notificaciones quienes necesiten completar el proceso, evitando mensajes innecesarios a los demás.

• Del mismo modo, puede crear condiciones para dirigirse a los huéspedes que hayan completado su verificación. Esto le permite enviar mensajes de agradecimiento o información específica únicamente a quienes hayan cumplido con todos los requisitos.

5. Antelación de la reserva

• Utilice esta condición para reservas de última hora.

• Todos los mensajes se envían en función de activadores, por lo que los huéspedes que reserven el mismo día pueden perderse los mensajes anteriores. El uso de la antelación de la reserva garantiza que estas reservas de última hora reciban los mismos mensajes adaptados a su tiempo.

6. Complemento de check-in anticipado/check-out tardío

Automatice las solicitudes, aprobaciones y denegaciones de complementos, ahorrando un tiempo valioso a su equipo. Por ejemplo, solo tiene que aprobar o denegar una solicitud de check-in anticipado, y su huésped recibirá automáticamente un mensaje. Se puede aplicar el mismo proceso a las solicitudes de check-out.

7. Verificación 3DS

Los bancos de algunos huéspedes requieren una verificación 3DS para tarifas o complementos. Esto significa que el huésped debe hacer clic de nuevo en el enlace de su Boarding Pass para confirmar el pago.

Utilice este activador para notificarles que se ha recibido el pago, pero que aún queda un último paso por completar. Puede aconsejarles que vuelvan a acceder a su portal de huéspedes para finalizar este pago.

Automatizaciones populares de tarifas y complementos

8. Etiquetas de anuncios

Para cobrar diferentes tarifas según los distintos precios de los anuncios, configure 3 tarifas basadas en las etiquetas de los anuncios.

• Si la etiqueta del anuncio contiene «alto»

• Si la etiqueta del anuncio contiene «medio»

• Si la etiqueta del anuncio contiene «bajo»

9. Canal de reserva

Utilice esta condición si prefiere cobrar tarifas únicamente de ciertos canales de reserva en función de experiencias pasadas con esos huéspedes.

10. Fecha de check-in y check-out

Utilice esta condición para configurar complementos estacionales. Elija condiciones de fecha de check-in o check-out para dirigirse a períodos específicos si sus precios varían según la época del año.

Automatizaciones de verificación más utilizadas

11. Específico del canal de reserva

Estas automatizaciones se utilizan más comúnmente para flujos de trabajo condicionales de Airbnb frente a canales que no son de Airbnb. Se pueden utilizar para todos los canales de reserva con el fin de especificar qué se requiere en cada proceso.

12. Reserva creada en la fecha

Utilice esta condición para migrar a Enso Connect.
Puede establecer una verificación básica para las reservas realizadas antes de su fecha de lanzamiento en Enso. Todas las nuevas reservas pueden pasar por un proceso de verificación más complejo para evitar saltarse manualmente pasos ya completados en otros lugares.

13. Etiquetas de anuncios

Utilice esto para mantener los anuncios en el mismo grupo de anuncios pero aplicar diferentes configuraciones según las reglas de la casa y el contrato específicos.

14. Número de noches en una reserva

Separe la verificación en función de alquileres a largo plazo frente a corto plazo dentro del mismo grupo o en todos los anuncios.

15. Total de personas reservadas

Adapte los detalles de recopilación de información de sus huéspedes al número de huéspedes reservados. Esto es ideal si desea conocer los nombres de quienes acompañan a los huéspedes que realizaron la reserva.

Reflexiones finales

Las plantillas y condiciones presentadas en la lista demuestran cómo los gestores de propiedades pueden aprovechar la lógica de «si ocurre esto, haz aquello». Pueden crear flujos de trabajo sofisticados y personalizados que aborden áreas clave como la comunicación con los huéspedes, la verificación, la venta de complementos y la seguridad.

Al implementar estas soluciones automatizadas, los gestores de propiedades pueden:

• Responder a las consultas de los huéspedes dentro de los plazos críticos de reserva

• Optimizar los procesos de verificación basados en parámetros de reserva específicos

• Crear experiencias personalizadas para los huéspedes mediante una comunicación dirigida

• Maximizar las oportunidades de ingresos mediante la venta estratégica de complementos

Estas plantillas sirven como base que puede personalizar para que coincidan con su estilo de gestión de propiedades y las expectativas de sus huéspedes. A medida que implemente estas automatizaciones, supervise continuamente su eficacia y ajústelas en función de los comentarios de los huéspedes y las necesidades operativas.